Cipher RHDHV Werkvergunning-app

Een goed begin is het halve werk

Hoe ontwikkel je een werkvergunningsapp?

Bij het ontwikkelen van de werkvergunning app heb ik gemerkt dat het spreekwoord ‘een goed begin is het halve werk’ hier opgaat, zegt Ron van Empel, Manager Assetmanagement Industrie bij Royal Haskoning DHV. Gelukkig hebben we de professionals van de Cipher Community ingehuurd met hun ruime ervaring. Zij weten dat je genoeg tijd en energie moet steken in het inventariseren van de functionele eisen zodat je een goed ontwerp kunt maken. Er is zelfs een workshop georganiseerd om een zo compleet mogelijk beeld te krijgen van de wensen en eisen. Zo maak je een goede start en daar profiteer je later van!”

De dienstverlening van Royal Haskoning omvat toezicht en handhaving van de SHE regelgeving (Safety, Health & Environment) voor alle infrastructuur en faciliteiten op Chemelot, specifiek voor het gebied buiten de fabrieken. Daarbij verstrekken zij werkvergunningen aan contractors die hier werkzaamheden doen.

Waarom niet?

“De applicatie rondom de verlening van de werkvergunningen was achterhaald zegt Ron. Daarom waren wij blij met het advies van Tom Kleijkers, die lid is van de Cipher Community. Hij kwam al snel tot de conclusie dat, om het proces van de werkvergunningverstrekking zo efficiënt mogelijk te maken, aan iets nieuws gedacht moest worden en niet meer met een oude applicatie met verouderde software gewerkt moest worden. Dit kon beter en waarom geen gebruik maken van de laatste technologieën en de mensen in het veld voorzien van een tablet om direct actueel de digitale werkvergunning én bijbehorende documenten bij de hand te hebben? We hadden we al snel overeenstemming dat het een web-app moest worden,” zegt Ron.

Snel resultaat met kwaliteit

De Cipher Community heeft altijd de juist gekwalificeerde specialisten in huis waardoor de front- en backend snel en op maat ontwikkeld kon worden en meteen rendement gehaald werd. Door een goede requirements analyse met alle betrokken personen, een goed functioneel ontwerp en de correcte vertaling naar een technische oplossing, was het eindresultaat ook direct volgens verwachting.

Welke voordelen heeft de app?

De app optimaliseert eigenlijk de werkprocessen. Hieronder enkele voordelen die er eerst niet waren:

  • Gegevens hoeven maar 1x ingevoerd worden, en worden automatisch overgenomen waar nodig;
  • Documenten worden op een vaste server opgeslagen en zijn altijd beschikbaar bij de vergunning (zoals bodemonderzoeken etc.);
  • De risicochecklist kan in het veld ingevuld worden, staat altijd opgeslagen en is digitaal op de tablet ondertekend door de betrokken personen;
  • Veiligheid is beter geborgd;
  • Het is een naslagwerk en fungeert dus als archief;
  • Aanpassingen zijn snel gemaakt: de vergunning kan eigenhandig aangepast worden binnen bepaalde kaders, zoals bijvoorbeeld maatregelen toevoegen of rechten geven;
  • Het gehele proces zou nu in principe digitaal kunnen verlopen, maar ook afdrukken naar PDF zijn mogelijk indien papieren versies noodzakelijk zijn.

“Begin dit jaar is de app operationeel gegaan. De app zorgt voor ‘up to date’ gegevens en een gestroomlijnd proces rondom het verstrekken van werkvergunningen. We zijn zeer tevreden over hoe de app ontwikkeld is en de app zelf, aldus Ron!